Notes de frais

Centralisez et sécurisez vos notes de frais dans Watson

Peu importe le nombre de collaborateurs dans votre entreprise, les notes de frais finissent inlassablement par s’accumuler avec le temps. Cela soulève un défi relativement important pour l’entreprise : celui de stocker, archiver, sécuriser, contrôler et analyser les dépenses passées en frais. Et ce qui paraissait comme une tâche anodine au début représente très vite un temps considérable.

La solution Watson intègre une gestion pérenne des notes de frais. Ne vous souciez plus de comment stocker et sécuriser les notes de frais de votre entreprise : regroupez-les dans une solution unique et simple.

Comment gérer efficacement les notes de frais dans l’entreprise ?

Les notes de frais ne s’improvisent pas. 

Pour être valables :

  • elles doivent correspondre à des dépenses réelles, réalisées dans l’intérêt de l’entreprise et s’accompagner de justificatifs.
  • elles doivent respecter des règles précises (notamment pour l’hébergement, la restauration, le transport avec le calcul des indemnités kilométriques).
  • elles doivent être remboursées selon un mode spécifique : les frais réels, les frais forfaitaires ou encore les frais forfaitaires spécifiques.

Avec autant de conditions spécifiques, la gestion des notes de frais doit se faire rigoureusement :

1. Il faut vous assurer de leur stockage sur le long terme.
En cas de contrôle ou d’incohérence, il vous faudra retrouver des notes de frais des mois précédents, voire d’exercices précédents.

2. Il faut procéder à leur contrôle assidu.
Vérifier le contenu des notes frais, le cadre, la tva appliquée, la relation au projet.

3. Il faut vérifier la présence de justificatifs.
Les justificatifs doivent correspondre au montant et faire l’objet d’un stockage sécurisé.

Notes de frais : les outils disponibles dans Watson.

Pour la gestion de vos notes de frais, Watson intègre une série d’outils :

Un moteur de recherche multi-critères

Watson rend possible le stockage sécurisé et illimité de vos notes de frais. Grâce au recoupement automatique de données, vos notes de frais sont accessibles à tout moment via un moteur de recherche multi-critères.
Un moteur de recherche multi-critères
Un contrôle avancé des frais

Un contrôle avancé des frais

Selon les rôles définis, les utilisateurs administrateurs peuvent, à tout moment, contrôler et valider les notes de frais émises par les collaborateurs.

Une gestion analytique

Toute note de frais ajoutée dans Watson prend en compte les différents taux de tva, et est affectée à un collaborateur et projet. Vous pouvez donc obtenir une gestion analytique des frais engagés.
Une gestion analytique
Le stockage sécurisé des justificatifs

Le stockage sécurisé des justificatifs

Entre les souches, les facturettes, les tickets… le stockage des justificatifs de notes de frais peut vite s’avérer être un enfer !
Watson vous simplifie la vie : stockez de manière sécurisée et illimitée tous les justificatifs. Ceux-ci resteront lisibles et accessibles sur le long terme.

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Indiquez vos coordonnées, choisissez votre nombre d’utilisateurs, payez en ligne et commencez immédiatement à utiliser Watson. C’est simple !