Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

Published 03/03/2020 par Sacha Masson

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

La loi impose une obligation de facturation entre professionnels, et entre professionnels et particuliers. La facture établit la preuve de l’existence d’une opération commerciale. Pour avoir sa valeur de document officiel, chaque facture doit porter certaines mentions, fixées soit par le Code du Commerce, soit par le Code Général des Impôts. Pour vous aider à établir des documents professionnels et en accord avec la volonté du législateur, Watson a rédigé pour vous ce pense-bête malin !

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

Les informations concernant votre client

Le Code du Commerce a défini ces informations. Devront apparaître sur votre facture :

  • La dénomination sociale de votre client
  • Son adresse
  • Le numéro de TVA intracommunautaire si vous effectuez une livraison au cœur de l’Union européenne. 

Les informations relatives à votre entreprise

Ces informations ont été fixées par le Code Général des Impôts. Elles comprennent :

  • Votre dénomination sociale
  • Votre numéro de SIREN ou votre Siret. Si votre société est en cours d’immatriculation au moment où vous rédigez votre facture, apposez simplement la mention « Siret en cours d’attribution » et indiquez le nom du créateur de la société. Si vous ne le faîtes pas, vous risquez de vous voir refuser la déduction de la TVA. 
  • Votre code NAF
  • Votre forme juridique (SARL, PME, SAS…)
  • Votre capital social
  • La date à laquelle vous émettez la facture
  • Le numéro de la facture. Bon à savoir : ce numéro doit être unique, observer une progression chronologique logique par rapport à la dernière facture émise, et continu. Ce dernier critère signifie qu’il doit être facile de prouver qu’aucune facture n’a été émise ou supprimée. Lorsque vos conditions d’exercice le justifient, vous pouvez opter pour une numérotation par séries distinctes (avec un préfixe par année et par mois par exemple).
  • Les renseignements sur les ventes ou les prestations effectuées
  • Les informations en bas de facture.

Les informations concernant vos ventes ou les prestations effectuées

Chacune de vos factures devra faire apparaître :

  • La date de votre vente ou de la réalisation de votre prestation
  • La quantité / le nombre (selon votre secteur d’activités : volume, poids, nombre de produits, nombre d’heures, …Vous n’êtes pas obligé de tout décrire en détail si votre service a fait l’objet d’un devis détaillé et descriptif et que votre client l’a accepté.)
  • Le nom, la nature et les caractéristiques du bien ou du service fourni
  • Le prix à l’unité hors taxe, sans remise lorsque vous en accordez une.
  • Les remises accordées spécifiquement lors de la vente ou de la prestation à l’origine de la facture
  • Le taux de TVA lorsque vous y êtes assujetti.

Les informations en fin de facture

Chaque facture doit faire figurer :

  • Le montant total hors taxe
  • Les montants totaux de TVA :
    • Si vous appliquez plusieurs taux différents, mentionnez chacun d’eux. 
    • Si vous êtes exonéré de l’application de la TVA, indiquez la référence au texte légal le justifiant. 
    • Si votre client est redevable de la TVA, inscrivez la mention « autoliquidation » sur votre facture.
  • Si votre acheteur établit lui-même sa facture, il doit y faire apparaître la mention « autofacturation ».
  • Ajoutez la mention « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou « article 44 de la directive 2008/8 » si vous rédigez une facture pour un client installé dans l’Union européenne et assujetti à la TVA dans son pays. 
  • Inscrivez s’il y a lieu les régimes spécifiques de TVA qui s’appliquent à votre activité. 

Les informations relatives au paiement

Ces renseignements, définis par le Code du Commerce, doivent faire figurer sur votre facture :

  • La date du paiement. Si la facture n’en mentionne aucune, c’est automatiquement le délai légal de 30 jours qui se voit appliqué.
  • Les modes de paiement acceptés
  • Si le paiement a lieu avant la fin du délai, mentionnez sur votre facture les conditions d’escompte éventuel. Lorsque vous facturez un professionnel et qu’il n’y a aucun escompte, inscrivez « Escompte pour paiement anticipé : néant » sur votre facture. 
  • Le taux de pénalité appliqué lorsque vos clients vous paient après la fin du délai ou la date de paiement que vous avez indiquée, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement qui s’élève aujourd’hui à 40€. Notez que vous ne pouvez pas demander cette indemnité à un client particulier. 
  • Si vous avez adhéré à un centre de gestion agréé ou à une association agréée, pensez à faire figurer sur votre document la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

Les deux nouvelles mentions du 1er octobre 2019

Aux mentions légales précédentes viennent s’ajouter

  • L’adresse de facturation de votre société si elle diffère de celle du siège social
  • La référence du bon de commande s’il a déjà été émis par votre client.

Ces deux mentions ont été ajoutées dans le but d’accélérer les paiements et de réduire le nombre d’impayés. 

Quelques cas particuliers

Le montant de votre facture est inférieur à 150€
Les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150€ n’ont pas l’obligation d’indiquer votre SIREN ni votre éventuel régime exonératoire (exception faite du régime de la marge bénéficiaire et de l’autoliquidation).  Si vous êtes exonéré de la TVA, que vous pratiquez la vente à distance ou livrez des véhicules neufs au sein de l’Europe, vous devrez faire apparaître les mentions citées précédemment, et ce quel que soit le montant de votre facture. 

Les autoliquidations réalisées par un client de l’Union Européenne
Lorsque vous émettez une facture pour une opération d’autoliquidation pour un client européen, vous n’êtes pas obligé de mentionner les informations suivantes : prix hors taxe, taux et montant de la TVA, et remises. 

En cas d’escompte éventuel lors d’un paiement anticipé
Si votre facture mentionne un escompte en cas de paiement effectué avant la date limite, vous n’êtes pas obligé de donner un avoir à votre client, à condition que votre facture mentionne le traitement applicable à la TVA : « net de taxe » ou « seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction ». 

En cas d’établissement d’une facture rectificative
Comme son nom le laisse comprendre, une facture rectificative a pour but de corriger une facture déjà établie. Etant donné qu’elle est assimilée à une facture « classique », elle doit comprendre les mêmes mentions obligatoires que celle-ci. 
Si vous émettez une facture de remplacement, ajoutée à votre nouveau document la mention « Annule et remplace ».
En cas d’émission d’une facture d’avoir, et si l’entreprise désire récupérer sa TVA, ajoutez à cette facture le numéro de la facture d’origine, le montant hors taxes de la remise accordée ainsi que le montant de la TVA correspondante, le montant total hors taxes et celui de la TVA qui vous est due. 
Dans le cas où l’entreprise ne désire pas récupérer sa TVA, ajoutez la mention « Net de taxe » à votre nouvelle facture. 

Si vous établissez un duplicata de facture rectifiée en cas d’impayé
Si vous souhaitez récupérer votre TVA sur une facture impayée – en partie ou en totalité -, vous devez transmettre à votre client un double de la facture d’origine comprenant la mention « facture demeurée impayée pour la somme de … € (mentionnez le prix net) et pour la somme de … € (indiquez ici le montant de la TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (CGI art. 272) ».

Le cas des factures électroniques

Sous réserve que vous avez au préalable demandé à votre client et que celui-ci ai clairement formulé son acceptation, vous pouvez émettre votre facture par voie électronique. Les mentions devant apparaître sur votre facture dématérialisée sont exactement les mêmes que celles pour la traditionnelle facture papier. 

Combien de temps devez-vous conserver vos factures ?
Les factures ayant qualité de pièces comptables, elles doivent être conservées durant 10 ans. C’est la même durée que vous émettiez vos factures au format papier ou au format électronique. 

Si malgré les conseils détaillés de Watson, vous êtes « victime » d’un manquement à ces règles de facturation, sachez que vous encourez désormais une amende de nature administrative en plus de l’amende fiscale. 
Le montant de l’amende fiscale s’élève à 15 € par mention absente ou inexacte. Le montant total de l’amende ne peut toutefois être supérieur au quart du montant de votre facture.
Le montant de l’amende administrative s’élève à 75 000€ pour une personne physique, et à 375 000 € pour une personne morale. En cas de récidive sur une période de deux ans, le montant de l’amende est multiplié par deux.

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