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Published 09/03/2020 par Sacha Masson

5 bonnes raisons de suivre le temps que vous passez sur vos projets

Pour toute entreprise qui souhaite se développer, la compréhension de la répartition du temps de travail entre les différentes étapes d’un projet est indispensable. Parfois acceptée à contrecœur par les employés, elle reste indispensable à toutes les entreprises qui travaillent sur plusieurs projets dans le même laps de temps. Pour vous aider à mieux comprendre les enjeux, Watson vous a préparé un guide qui vous explique pourquoi vous devriez suivre le temps que vous passez sur vos projets !

5 bonnes raisons de suivre le temps que vous passez sur vos projets

Avoir une meilleure visibilité sur votre activité

En gardant un œil sur la façon dont vos équipes gèrent leur temps, vous pourrez répondre à plusieurs questions importantes, dont les réponses pourraient véritablement vous aider à booster le développement de votre entreprise. Parmi elles : où mon entreprise réalise-t-elle des marges ? A quel moment devrais-je commencer à recruter du personnel ? Les devis soumis à nos clients sont-ils cohérents avec le temps que nous passons sur chaque projet, et le nombre de personnes que chacun d’entre eux mobilise ?

Vous verrez d’un seul coup d’œil quel type de projet s’avère le plus rentable pour vous, et quel autre vous pouvez vous permettre de décliner. Dire non peut impressionner les entreprises qui viennent d’ouvrir leurs portes, mais croyez-en ce bon vieux Watson : mieux vaut dire non à un projet qui n’est pas rentable que dire oui par peur ou par contrainte ! Si vous ne savez pas encore identifier les projets intéressants et rentables, pas de panique ! Vous manquez seulement de pratique. Votre logiciel de gestion de projet peut vous accompagner dans cette découverte.
Autre avantage : avec l’habitude, vous repérerez de plus en plus rapidement les projets qui ne pourront être tenus dans le laps de temps budgété. Pour savoir d’où vient le problème et éviter qu’il se reproduise lors de missions à venir, Watson vous conseille de découper chaque projet ambitieux en différentes petites tâches, dont il sera plus facile de calculer le temps d’exécution. Ainsi, au fur et à mesure de l’avancement du projet, vous pourrez détecter celles qui prennent plus de temps que prévu, et prendre des décisions au moment opportun. Et anticiper ce que vous devriez faire lorsqu’on vous proposera une mission similaire. 

Gagner en productivité

Quand vos équipes jonglent entre diverses missions, la tentation peut être grande de faire plusieurs choses en même temps pour gagner du temps, ou en tout cas pour éviter d’en perdre. Or, il a été prouvé que notre cerveau, contrairement à ce qu’on peut lire un peu partout, n’est pas multitâche, et qu’il se montre plus efficace lorsqu’il ne fait qu’une seule chose à la fois.

En proposant à vos équipiers de chronométrer leur travail, vous leur envoyez le message qu’il est préférable de ne pas se disperser, afin de ne pas fausser les résultats. Si la méthode peut leur paraître obsolète dans les premiers temps, ils s’apercevront rapidement, en fait, qu’ils sont bien plus efficaces lorsqu’ils ne se concentrent que sur une seule chose à la fois. Même pour l’image qu’ils se font d’eux, en tant que salariés de votre entreprise, cette découverte peut les encourager à travailler autrement et à obtenir de meilleurs résultats.

Vos collaborateurs seront confrontés à plusieurs réalités :

  • Une prise de conscience quant au temps réellement passé sur une tâche ;
  • Une meilleure compréhension des enjeux financiers de votre entreprise : avec une vue claire sur le temps que demande chacune des tâches qui compose le projet, ils visualiseront et quantifieront plus facilement l’impact financier de vos prochaines factures ;
  • Une autonomisation de vos équipes : une fois le calcul du temps entré dans les mœurs, vos collaborateurs s’apercevront – normalement ! – qu’ils disposent en fait d’une autonomie plus grande dans leur management de projet ; 
  • En calculant le temps que vos salariés prennent pour accomplir telle tâche pour telle projet, vous les « obligez » à se concentrer sur une seule tâche à la fois, et leur permettez donc de gagner en productivité. 
  • Chez Watson, des chronomètres distincts vous permettent de mesurer le temps de réalisation de chaque tâche. Ainsi, aucun risque de confusion ou de mélange, même lorsque les projets se suivent et se ressemblent.

Avec l’utilisation d’une solution en ligne, vos salariés notent facilement leur temps de travail, dans une interface intuitive et sans données superflues. Grâce à une saisie quotidienne, vous prenez facilement du recul et répartissez votre temps et vos équipiers « au bon endroit ». 

Améliorer vos futures propositions commerciales

Que vous facturiez vos prestations à la journée, à la demi-journée, à l’heure, ou au forfait, il n’est pas toujours évident d’évaluer avec justesse combien de temps prendra réellement un projet. Il n’est pas rare, dans le monde de l’entreprise et dans les premiers temps d’existence, de mésestimer le temps nécessaire, et de se retrouver à travailler « gratuitement », ou de ne plus avoir de collaborateur « sous la main » et d’être en « sous-effectif fictif ». Là encore, votre solution de gestion de projet deviendra votre fidèle compagnon et vous aidera dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

Pour analyser le rapport temps passé / budget, réaliser des tableaux de bord peut vraiment vous aider. Là où un tableur Excel montre rapidement ses limites, une solution de gestion de suivi de projet vous fournira un historique de vos activités et des statistiques fort utiles, comme le temps par tâches.

Grâce à ces éléments, vous serez en mesure de décider si vos projets en cours sont rentables, ou si votre façon de faire actuelle demande à être révisée pour vous rapporter des bénéfices plus importants. Cette révision présente deux visages : soit vous revoyez votre organisation en interne, parce que vous estimez que le grain de sable dans l’engrenage vient de là et / ou que vous ne souhaitez pas augmenter vos prix, soit vous ajustez vos estimations de prix pour vos prochains devis.

Gérer vos plannings comme un véritable chef d’orchestre

Grâce à votre logiciel de gestion de suivi, vous saurez avec exactitude quels sont vos collaborateurs actuellement en mission et pour lesquels tout se passe bien, quels autres souffrent d’une surcharge de travail et de repérer, peut-être, les postes qui sont peu sollicités. 
Pour améliorer le travail de votre société, vous avez besoin qu’il s’établisse un véritable équilibre entre le temps que vous aviez prévu pour un projet, et le temps que vos équipes y passent réellement. Votre logiciel vous permet de suivre ces éléments et d’optimiser les projets à venir, les postes à attribuer à telle ou telle autre tâche et, peut-être le plus important, d’anticiper vos plans d’actions à venir au plus juste. 
Découlant de l’amélioration de la gestion de vos plannings, vous pourrez également affiner le management de vos équipes. 
Vous aurez également un retour appréciable quant à votre pourcentage de temps non productif. Ce temps-là, c’est celui qui n’entraîne pas de création de valeur pour votre entreprise. Vous n’atteindrez pas le 0%, mais descendre à 50% représentera déjà un bel effort !

Mieux gérer vos équipes

En mesurant le temps d’exécution des tâches par personne, vous repérerez les talents et les points un peu plus fragiles de vos équipes. Par exemple, un équipier qui met moins de temps que prévu à réaliser une tâche pourra être qualifié d’ « expert » de ladite tâche. Ainsi, vous saurez que si un projet d’une ampleur similaire, voire de plus grande envergure, se présente à vous, cette personne aura une plus grande importance que d’autres de ses collaborateurs. Aussi, si des projets vous arrivent en urgence, vous savez dès le départ que vous pourrez compter sur ce bon élément. Ce qui, Watson vous l’assure, vous épargnera un gros stress !

Pour compléter cette «analyse» vous saurez aussi quel employé prend régulièrement du retard sur votre prévisionnel. Ce retard peut-être le signe d’une faiblesse dans une discipline. Deux solutions se présenteront alors à vous : lui donner la possibilité d’acquérir des compétences supplémentaires, ou l’affecter à des missions sur lesquelles il pourra démontrer tout son potentiel. 
Si tout cela vous paraît un peu flou au départ, fixez-vous des objectifs et révisez-les à intervalle régulier. Commencez par repérer où va le temps de vos équipes, puis définissez des priorités et vérifiez qu’elles sont traitées… en priorité par vos équipes.

Au-delà de tous ces aspects orientés « travail », « productivité » ou « rentabilité », ce genre de logiciel de gestion vous apporte aussi une chose essentielle, qui sera, pour le coup, difficile à quantifier : la sérénité. En effet, si vous êtes plus à l’aise dans la façon d’organiser votre travail, vos ressources humaines, vos délais de réalisation et vos différents budgets, une partie de votre esprit se libèrera de sa charge mentale et pourra se consacrer à autre chose. 
En fait, on peut dire que vous pourrez gagner du temps, en gérant mieux celui dont vous disposez déjà !

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